Avdelningsadministratör

Vi på Future People söker en avdelningsadministratör till myndighet inom elkraft i Sundbyberg. Som konsult hos oss får du möjlighet till ett spännande uppdrag hos en av våra kunder samtidigt som du fortsätter att utvecklas inom ditt kompetensområde. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på ditt uppdrag. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega.

Ta nästa steg i karriären och utvecklas tillsammans med oss!

Vår kund är en myndighet som förvaltar stamnätet för elkraften i Sverige. De bedriver även forskning- och utvecklingsprojekt på många områden för att främja ny teknik. Myndighetens arbete påverkar samhället socialt, miljömässigt och ekonomiskt, dels lokalt och nationellt men också globalt genom myndighetens leverantörskedjor. Här får du vara en del av ett samhällsviktigt uppdrag.

I rollen kommer du i stor utsträckning att arbeta direkt för personer i avdelning Elmarknads ledningsgrupp men även nyckelpersoner i europeiska grupperingar. Du kommer att stötta med såväl mötesbokningar som fakturahantering / kontering samt vara stöd vid rekrytering och introduktionen av nya medarbetare.

Arbetsuppgifter:

- Stötta avdelningens chefer i planering och koordinering av större möten

- Stötta avdelningens chefer med administrativa uppgifter

- Administrera europeiska möten där representanter från avdelningen är ordförande i arbets-/styrgrupper

- Kontering av fakturor inom samtliga avräkningsprocesser, effektreserv, störningsreserv, snabb frekvensreserv (FFR)

- Vara sammanhållande för avdelningens konferenser

- Vara sammanhållande för informationsseminarier (internt och externt)

- Administration och tilldelning av resurser i ”Projektverktyget”

- Stötta avdelningens intranätsredaktörer

- Stötta i upphandling och introduktion av konsulter inom avdelningen

- Vara stöd i rekrytering och introduktion av nya medarbetare

- Administrera diarieföring

- Vara ansvarig för att lägga upp och administrera kurser i myndighetens interna utbildningsplattform

Krav för tjänsten:

-
Eftergymnasial utbildning inom till exempel ekonomi, HR eller administration alternativt minst 5 års motsvarande arbetslivserfarenhet.

- Minst 5 års arbetslivserfarenhet av att ha självständigt arbetat med administrativa arbetsuppgifter, liknande de som anges i nämnda arbetsbeskrivning

- Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word, Powerpoint och Outlook samt vana att arbeta med datorer och IT-system

- Minst 5 års arbetslivserfarenhet av arbete med administrativa processer

Meriterande för tjänsten:

- Minst 3 års erfarenhet av att arbeta som administrativt stöd åt chefer och ledningsgrupper

- Dokumenterad erfarenhet av koordinering i större organisationer under minst 3 år

- Minst 3 års erfarenhet av att arbeta med administration och koordinering i offentlig verksamhet , t.ex. statlig eller kommunal alt. motsvarande större organisation.

Innan uppdraget kan påbörjas kommer en säkerhetsprövning att genomföras.

Som person är du lyhörd, engagerad och har en god samarbetsförmåga. Du är strukturerad och har förmågan att arbeta självständigt och strävar efter att leverera med hög kvalitet.

För oss är det viktigt att varje kandidat ska få en positiv upplevelse hos oss och vi håller dig uppdaterad under hela processen. Du behöver aldrig undra vad som händer och hur just du ligger till i rekryteringsprocessen. Som anställd hos oss kan du lita på att vi kommer hjälpa dig att nå dina karriärsmål. Vi finns som en partner genom din yrkesmässiga karriär.

Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

Omfattning: Heltid

Start: 1/2-2024

Sista ansökningsdagen: 22/1-2024

Du söker tjänsten på futurepeople.se

Vi har ej möjlighet att ta emot ansökningar via e-mail med anledning av GDPR.

Har du frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver får du gärna kontakta oss. Vi som arbetar med processen på detta uppdrag är Therese Lönnberg, du når mig på [email protected] och Liv Hedström, [email protected]. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Välkommen till oss på Future People!