Chefsassistent till stort bolag i Stockholm

Vi söker nu en chefsassistent för ett spännande uppdrag till vår kund i Stockholm.

• Omfattning: heltid, 100%
• Start: omgående
• Längd: till och med 2024-12-31, med stor chans till förlängning.
Detta är ett konsultuppdrag och du blir anställd av oss på Poolia men kommer att jobba för kunden på plats i Stockholm. Det finns möjlighet till visst distansarbete i överenskommelse med närmsta chef på plats.

Om tjänsten
I rollen som chefsassistent kommer du ha ett övergripande ansvar för cheferna i ledningsgruppens administration, vilket innebär att stötta och samordna ledningsarbetet administrativt. Som chefsassistent behöver du ha en förmåga att snabbt skapa dig en bra helhetssyn samt förståelse för ledningens arbete. Du behöver även vara van vid att hantera ad-hoc uppgifter och lösa situationer när de uppstår.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak
• Planera, koordinera och kommunicera kring chefernas olika åtaganden (kalender, möten, resor och i viss mån även telefon och mail)
• Hantera (kontera och granska) fakturor, resor och reseräkningar åt chefer
• Ansvara för mötesagendor och protokollföring, samt för att en årsmötesplan tas fram
• Förbereda och medverka vid gruppmöten och konferenser
• Ansvara för det praktiska genomförandet av och delta vid arbetsplatsträffar
• Vara ett naturligt stöd vid hantering av administrativa system
• Vara delaktig i att underhålla och utveckla samarbetet mellan partners inom andra enheter
• Delta i utvecklingen av interna verktyg, processer och system som t.ex. att delta i och leda projekt och piloter
• Vara behjälplig vid on- och off boarding

Vem är du?
Vi söker dig som har en eftergymnasial eller annan utbildning relevant för rollen, alternativt tidigare erfarenhet från liknande arbetsuppgifter. Du har tidigare erfarenhet av att ta ansvar för strategiska och operativa frågor, planering och uppföljning. Du har en mycket god systemvana och en bra kommunikativ förmåga med goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift. Vi ser även att du har erfarenhet av att driva, hålla ihop och samordna små som stora projekt.

Meriterande är om du har tidigare erfarenhet av fastighetsteknik och/eller energibranschen.

För att trivas och lyckas i rollen som chefsassistent ser vi att du är en person med hög integritet, är flexibel, lyhörd och lösningsorienterad. Du brinner för att ge god service, är kvalitetsmedveten och noggrann. Du är van att arbeta såväl självständigt som att samarbeta med andra i team. Därtill har du en förmåga att kunna sätta dig in i komplexa uppgifter, se helheten utifrån ett helikopterperspektiv och prioritera ditt arbete rätt.

Stämmer detta in på dig? Välkommen med din ansökan via länken i annonsen! Urvalet sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan ansökningstiden går ut.

Om verksamheten
Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård.