Projektadministratör

Sveriges vackraste arbetsplats söker en

Projektadministratör till projektet för anskaffningen

av nya isbrytare

med placering i Norrköping

Uppdraget för Sjöfartsverkets rederiverksamhet är att utveckla och underhålla fartyg samt möjliggöra Vintersjöfart och avdelningen genomgår en omorganisation i samband med hemtagning av driften av statens isbrytare. Tjänsten är placerad i enheten verksamhetsanalys och stab vilket är en nyskapad enhet och kommer att tillhandahålla funktioner som administration, systematiskt sjösäkerhetsarbete samt statistik och ekonomisk uppföljning. Enheten kommer att bestå av 7-10 medarbetare som är placerade på olika platser i landet.

Tjänstens huvudsakliga arbetsuppgifter är att tillhandahålla administrativt stöd för projekt Nya isbrytare, men innebär också delaktighet i enhetsarbetet. 

Om projektet

Målet för Projekt Nya Isbrytare är att anskaffa och integrera en ny isbrytare i Sjöfartsverkets verksamhet genom nybyggnation. Framtagningen av de nya isbrytarnas design är slutförd och projektet har övergått i en fas där upphandling av byggnation genomförs. Ett avtal för byggnation förväntas vara påtecknat runt årsskiftet 2024/2025 och leverans bedöms kunna ske under 2028. Var i världen byggnationen kommer att ske kan vi i dagsläget inte svara på.

Då projektet är organisatoriskt en del av Sjöfartsverket Rederi med kontor i Norrköping där projektledning och övriga projektstödsfunktioner finns placerade. Arbetet kommer innebära tjänsteresor både inom- och utom riket och arbetsspråket är ofta engelska. I projektet kommer du att arbeta i ett team som består av olika experter, både från den egna linjeorganisationen och konsulter, exempelvis besättningsmedlemmar, kvalificerade tekniker, inköpare, säkerhetspersonal, ekonomer, jurister m.fl.

Arbetsuppgifter

I dina arbetsuppgifter ingår det att fungera som ett nära administrativt stöd till projektledningen. Som projektadministratör koordinerar du informationsflödet i projektet, dvs. samlar in-, klassificerar-, sammanställer-, distribuerar information till och från interna- och externa intressenter. Du kommer skapa och uppdatera olika typer av uppföljningsunderlag. Du kommer ansvara för att planera, organisera och dokumentera möten med både interna- och externa parter. Du kommer också arbeta med projektets ekonomi genom att du följer upp kostnader och eventuella avvikelser från budget samt hanterar inkomna fakturor. Du övervakar upparbetad tid och progressen i olika projektaktiviteter samt hanterar förändringar i projektets tidplaner. Du kommer även ansvara för förvaltning av vissa stödsystem, resebokningar, inköp, beställning av IT-utrustning, arkiv mm.

Vem är du?

Vi söker dig som:

‒    har lägst en godkänd gymnasieutbildning

‒    har minst 2 års arbetslivserfarenhet där arbetet till största del bestått av liknande administrativa arbetsuppgifter

‒    är serviceinriktad och har hög social kompetens

‒    har goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift

‒    har hög digital kompetens och är en van användare av MS-programvaror och IT-stödsystem

‒    är en god skribent och har god vana av och skriva protokoll och mötesanteckningar

‒    du innehar B-körkort.

Det är meriterande om du också har:

‒    erfarenhet av arbete som projektadministratör

‒    erfarenhet av arbete i internationell miljö

‒    erfarenhet av arbete i offentlig sektor

‒    erfarenhet av ekonomiadministrativa uppgifter och budgetarbete 

‒    kunskap om någon projektstyrningsmodell

‒    kunskap i MS Project.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Du trivs med periodvis högt tempo och att vidmakthålla god struktur. Du har ett proaktivt och lösningsorienterat arbetssätt samt erfarenhet av att både arbeta självständigt och i grupp. Du har personlig förmåga och fallenhet att för att ta ansvar för dina arbetsprestationer och ditt bidrag till helheten. Du anpassar dig till förändringar och oförutsedda händelser samt tar initiativ till utveckling och bidrar till löpande förbättringar.

Det är viktigt att vara införstådd i att tjänsten kommer medföra tjänsteresor, både inom- och utom landet, ibland även med kort varsel.

Vi ställer höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetande. Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med bakgrundskontroll samt registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du måste vara svensk medborgare. 

Varför ska du välja Sjöfartsverket?

Sjöfartsverket är ett tjänsteproducerande affärsverk inom transportsektorn. Vår arbetsmiljö är unik och vårt uppdrag är unikt – Sveriges vackraste arbetsplats. Vårt uppdrag är att utveckla transport och sjöfart i linje med riksdagens och regeringens beslut. Vår affärsidé är att erbjuda effektiva sjövägar, moderna tjänster och maritimt partnerskap för tillväxt, konkurrenskraft och hållbar utveckling.

Sjöfartsverket erbjuder en trivsam arbetsmiljö med goda möjligheter att förena arbetsliv och privatliv, det kan till exempel finnas möjlighet till enskild överenskommelse om distansarbete några dagar i veckan. Vi har en tydlig identitet och ett starkt varumärke. Vi är en utvecklingsinriktad organisation och arbetar ständigt för att utveckla våra medarbetare samt för att upprätthålla våra nöjda kunder. Är vi rätt organisation för dig är det en självklarhet för dig att agera på ett professionellt, öppet och engagerat sätt. 

Hur och när?

Den här rekryteringen gäller en tillsvidareanställning som beräknas tillsättas snarast.

Sjöfartsverket kan komma att tillämpa sex månaders provanställning.

Befattningen kan innebära krigsplacering vid Sjöfartsverket. 

Intervjuer kommer att hållas vecka 20 & 21.

Upplysningar:

Chef Emma Grönkvist, 010-478 54 42 eller [email protected]

Fackliga företrädare: 

Saco-S Peter Hellberg, OFR/ST Carl Cremonese, Seko Ib Bergström, samtliga kan nås via vår växel 0771-630000. 

Ansökan:

Registrera din ansökan senast den 5 maj 2024.

Diarienummer: 24-02130

Sjöfartsverket gör kontinuerliga och aktiva val kring exponering och rekryteringsstöd i varje rekrytering. Vi undanber oss därför direktkontakt av annonsförsäljare, bemannings- och rekryteringsföretag.