Administrative Manager

Internationella Engelska Skolan (IES) is a leading independent school group ("friskola") with academic results far above average and a diverse and energetic staff. Teaching is through both Swedish and English, with English the language of the corridors. IES is one of Sweden's largest school groups at "Grundskolan" with 46 schools and around 32,000 students across the country. IES has grown steadily and maintained quality since 1993.

More about the company and its schools can be found at http://www.engelska.se

Administrativ chef IES Täby

Uppdrag

Rollen som administrativ chef är att skapa och underhålla rutiner samt bära ansvar för verksamhet, lokaler, IT, ekonomi, personal- och student administration samt övriga stödfunktioner. Den administrativa chefen ingår i skolans ledningsgrupp.

I det gemensamma uppdraget i skolledningen ingår ansvar för bl.a. uppföljning av skolans verksamhetsplan, systematiskt kvalitetsarbete, analysarbete och systematiskt arbetsmiljöarbete. Du är en viktig del av skolans utveckling och delaktig i skolans strategiska beslut. Som administrativ chef arbetar du med att skapa förutsättningar för rektor och biträdande rektorer att vara pedagogiska ledare och avlasta kärnverksamheten.

I uppdraget ingår att utveckla skolan, i samklang med de anställda på enheten och övriga skolan. Du har en god förmåga att skapa goda relationer med elever, personal och föräldrar. Som person är du målinriktad. Du har mycket god kommunikationsförmåga i både tal och skrift, i personliga möten och i grupp. Tillsammans med dina medarbetare skapar du en arbetsmiljö präglad av tydlighet, dialog, delaktighet, öppenhet och respekt. Du är mycket strukturerad, du är stresstålig, flexibel och har mycket god förmåga att leda processer. Med intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra strävar du efter att leverera lösningar. Som ledare arbetar du bra med andra människor och relaterar till dem på ett lyhört och flexibelt sätt. Du har personalansvar för vår personal- och student administration, IT-tekniker, bibliotek och lokalvårdare.

Som administrativ chef ska du ha högskoleutbildning inom ekonomi eller personaladministration. Du bör ha erfarenhet av personalansvar och att driva projekt och arbeta med processer och affärsutveckling. Du är strukturerad, kan se helheten, är strategisk och har utvecklat problemlösnings- och analytisk förmåga. Du har goda IT-kunskaper och är väl insatt inom digitaliseringsområdet.

Arbetsuppgifter

- Skapa och underhålla rutiner samt ansvara för drift, lokaler, IT, ekonomi, personal- och studentadministration och andra stödfunktioner, till exempel:
- Ansvarig för förvaltningsavdelningens budget, uppföljning och planeringsprocess samt för processen kring eventuell upphandling.
- Ansvarig för utveckling och effektivisering inom ansvarsområdena - ekonomi och administration genom nära samarbete med Ekonom och HR-representant
- Som närmaste chef för administrativ personal och viss servicepersonal ansvara för ledning, personalutveckling och verksamhetsutveckling.
- Leda processer/kontaktpersons samverkan externa partners såsom kök, byggnadsvård och städning mm
- Ha ett övergripande administrativt ansvar för skolans lokaler.
- Driva, utveckla och följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet för skolan och inom administration och service med SWET samordnare och Skyddsombud. (t.ex. SWET, GDPR, Digital NP)
- Ansvarig för skolans dokumenthanteringsfrågor såsom arkiv och dagboksföring.

Kvalifikationer

För uppdraget krävs mycket goda kunskaper om personal, budgetarbete och IT. Du bör ha goda kunskaper om vilka administrativa processer som krävs och hur dessa är centrala för ledning och styrning av en organisation. Meriterande är tidigare arbete inom offentlig sektor och kunskap om skolans organisation.

Du bör ha:

- Universitetsexamen med inriktning mot Ekonomi eller Human Resources 
- Erfarenhet av ledarskap
- Kunskap om olika verktyg för hantering av ekonomi och personal
- Kunskap om OSL, PUL och andra viktiga lagar som arbetet omfattas av
- Kunskap inom arbetsmiljö och erfarenhet av Systematiskt Arbetsmiljöarbete 

Ansökan

Rekryteringsprocessen kommer att ske med intervjuer under eftermiddagen den 5/4 och den 12/4 på IES Täby eller digitalt där du träffar olika personal och skolchef Anthony Adames. Intervjuer sker löpande under ansökningstiden och tjänsten kan komma att tillsättas innan ansökningstiden går ut. För mer detaljerad information om rollen, vänligen kontakta Ibrahim Amdaouech (HR-representant IES Täby) på [email protected] .