Office Manager

DEK Technologies an Endava Company är ett internationellt, konsult- och outsourcing bolag inom tech, med fokus på systemutvecklare. Vi tror att det är genom passion, samarbete och förtroende som man får empowered engineers.

Som Office Manager på DEK är du ansvarig för att sköta diverse administrativa uppgifter kopplade till kontorsmiljön, ekonomi och HR. Vidare är du ansvarig för att registrera nyanställda i vårt interna system, är behjälplig i administration gällande migrationsärenden och försäkringar samt se till att den informationen uppdateras allt eftersom. Rollen innebär även att du är med och planerar och genomför sociala aktiviteter som sker för våra anställda så som julfester, konferenser och after-works samt ser till att kontorsmiljön är trivsam. Vi ser gärna att du kommer med förbättringar kring hur vi kan göra arbetsplatsen mer trivsam för våra anställda.

Arbetsuppgifterna kan variera eller förändras under Q2, DEK Technologies har gått ihop med Endava Group och genomgår en stor integrationsprocess.

Arbetsuppgifterna som ingår i rollen:

- Ansvarig för kontorsmiljön och säkerställer att kontorsutrymmen hålls rent och är organiserad

- Hanterar utrymmesbeläggning och tillhandahåller lämpliga lösningar för utrymmesallokering enligt lokala behov

- Hantera och upprätthålla anställdas förmåner i huset (t.ex. kontorsmaterial, kaffe, vatten, te, frukt, snacks etc)

- Hanterar leverantörerna och centraliserar tillhörande kostnader för de interna fördelarna

- Administrera och rapportera vid behov

- Stödja personalintroduktionsaktiviteter

- Stödjer personalutveckling och rekrytering med välkomstpaket för nyanställda, andra förmåner, interna evenemang i mån av tillgång.

- Hantera förfrågningar om byggnadsunderhåll som hänvisats av anställda

- Ser till att alla resolutioner kommuniceras i tid

- Förbereda och skicka intern kommunikation om faciliteters ämnen till all DU-personal

- Upprätthålla samarbete med externa leverantörer och/eller hyresvärd för att lösa byggfrågor i tid

- Office and Facility Management aktiviteter i regionen

- Administration och uppdatering av data

- Assisterande olika avdelningar: HR, Delivery avdelning och Ekonomin

- H&S-ansvar och tillhandahålla information till personalen vid behov

- Fungerar som säkerhetsansvarig för DEK/Endava kontor

- brandsäkerhet och första hjälpen uppgifter

Kvalifikationer

- Minst 2 års arbetslivserfarenhet med administrativ karaktär

- Intresse för administrativa uppgifter inom ekonomi och HR

- Goda kunskaper i Officepaketet (främst Excel)

- Mycket goda kunskaper i Engelska och Svenska, tal och skrift

Stort plus, men inget krav, om du har:

- Erfarenhet av service

- Erfarenhet av liknande arbete i Tech branschen

- Tidigare arbetat med Oracle

För att lyckas i rollen som Office Manager tror vi att du är en positiv person som är full av energi och älskar att leverera service i världsklass. Du är initiativtagande och proaktiv i ditt arbetssätt samtidigt som du ser till att få saker gjorda. Då det är stort fokus på administration ser vi även att du som person är noggrann och trivs med ordning och reda. Vi tror dessutom på att du behöver vara analytisk för att passa in i rollen. Det genom att du löser problem utan att missa de långsiktiga strategierna samt ser logik och samband i en komplex miljö.

Du är flytande i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Varmt välkommen med din ansökan!