Koordinator/administratör

Vi på Future People söker en koordinator/administratör till myndighet inom elkraft i Sundbyberg. Som konsult hos oss får du möjlighet till ett spännande uppdrag hos en av våra kunder samtidigt som du fortsätter att utvecklas inom ditt kompetensområde. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på ditt uppdrag. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega.

Ta nästa steg i karriären och utvecklas tillsammans med oss!

Vår kund är en myndighet som förvaltar stamnätet för elkraften i Sverige. De bedriver även forskning- och utvecklingsprojekt på många områden för att främja ny teknik. Myndighetens arbete påverkar samhället socialt, miljömässigt och ekonomiskt, dels lokalt och nationellt men också globalt genom myndighetens leverantörskedjor. Här får du vara en del av ett samhällsviktigt uppdrag.

Den här tjänsten är en viktig kugge och informationsbärare i programmet och ansvarar för programmets interna kommunikation. Uppdraget innefattar att administrera system, dokumenthantering, diarieföring och hålla ordning och reda på programmets dokumentation genom hela programtiden samt stötta programmets ingående projekt att hålla ordning på sin dokumentation. I uppdraget ingår att stötta programledaren med mötesmanagement (mötesbokningar, presentationer mm) och annan relevant dokumentation för programmet såsom t.ex. beslutsunderlag, beslutsloggar, beställningar mm.

Arbetsuppgifter:

- Dokumentera genom hela programtiden enligt gällande regelverk för dokumenthantering på myndigheten

- Diarieföra i W3D3

- Ansvara för att programmets dokumentation är i ordning i myndighetens system

- Mötesmanagement (förbereda presentationer, kalla deltagare, protokollföra) programmets möten och andra relevanta möten

- Vid behov följa upp programmets aktiviteter internt (action points), hålla ordning/följa upp via aktivitetslistor

- Vid behov leda och driva egna möten avseende programmets ingående leveranser t.ex. dokumentation internt och externt

- Administration av programmets tidplan, risker, resurser, on/off boarding och behörigheter i programmets system och verktyg

- Stödja programledare och huvudprojektledare gällande programmets interna kommunikation

- Vid behov stötta huvudprojektledare med dokumentation och administrativa uppgifter

- Ansvara för insamling av indata vid rapportering från och till programmet och programmets intressenter (te.x. samla in lägesrapporter, sammanställa indata för rapporteringen mm)

- Ansvara för uppföljning av erfarenheter, systematiska avvikelser och förbättringsåtgärder (EFA i programmet)

- Driva förbättringsåtgärder, effektivisering avseende administrativa rutiner, processer internt inom programmet och inom teamet programkoordinatorer

Krav för tjänsten:

- Högskoleutbildning minst 50p

- Körkort (B-behörighet)

- Minst 3 års dokumenterad arbetslivserfarenhet av att ha självständigt arbetat i program eller projekt som stöd/administratör/koordinator

- Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word och Powerpoint

- Minst 3 års erfarenhet att kommunicera med interna och externa kontaktytor som t ex beställare, sakägare.

Meriterande för tjänsten:

- Minst 3 års erfarenhet av projektstyrningsmodeller eller projektstyrningsmetodik

- Minst 1 års erfarenhet av stödjande roll till projekt, program eller linje hos aktör(er) inom offentlig sektor

- Minst 2 års erfarenhet från koordinerande roll, tex som teamledare

Innan uppdraget kan påbörjas kommer en säkerhetsprövning att genomföras.

Som person är du lyhörd, engagerad och har en god samarbetsförmåga. Du är strukturerad och har förmågan att arbeta självständigt och strävar efter att leverera med hög kvalitet.

För oss är det viktigt att varje kandidat ska få en positiv upplevelse hos oss och vi håller dig uppdaterad under hela processen. Du behöver aldrig undra vad som händer och hur just du ligger till i rekryteringsprocessen. Som anställd hos oss kan du lita på att vi kommer hjälpa dig att nå dina karriärsmål. Vi finns som en partner genom din yrkesmässiga karriär.

Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

Omfattning: Heltid

Start: 7/1-2024

Sista ansökningsdagen: 15/12-2023

Du söker tjänsten på futurepeople.se

Vi har ej möjlighet att ta emot ansökningar via e-mail med anledning av GDPR.

Har du frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver får du gärna kontakta oss. Vi som arbetar med processen på detta uppdrag är Therese Lönnberg, du når mig på [email protected] och Liv Hedström, [email protected]. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Välkommen till oss på Future People!